Кредиторская задолженность: как составить реестр долгов поставщикам
В учёте числится 265 000 ₽ долга поставщикам. Значит ли это, что всю сумму нужно заплатить на этой неделе? Нет: часть уже просрочена, часть нужно оплатить в ближайшие дни, а срок по остальному ещё не подошёл. Чтобы принять решение, собственнику нужны две вещи: сверенный остаток по каждому обязательству и дата, когда понадобятся деньги.
Кредиторская задолженность — суммы, которые бизнес должен другим сторонам. Ниже разберём одну её часть: долг поставщикам за полученные товары или услуги. Задолженность покупателей перед вашей компанией — обратная ситуация: её учитывают отдельно в реестре дебиторской задолженности.
Какие данные внести в реестр
- Поставщик и основание долга. Укажите контрагента, номер договора или заказа и документ, по которому подтверждена поставка или услуга. Если один документ оплачивается частями в разные даты, разнесите остатки по отдельным строкам.
- Сумма и оплаты. Сопоставьте документы с банковскими операциями и отметьте, в счёт какой поставки зачислен каждый платёж. Учитывайте подтверждённые корректировки отдельно. Не уменьшайте остаток на сумму возврата, пока её не сверили.
- Срок оплаты и статус. Возьмите дату из действующих условий сделки. Спорные суммы и строки с неподтверждённой датой выделите для сверки. Если обсуждаете перенос, храните дату из текущих условий и предлагаемую дату в разных столбцах.
- Ответственный и следующий шаг. Запишите, кто сверяет документы, согласовывает график или уточняет оплату. В методологии «Профит в кармане» коммуникацию с кредиторами ведёт один назначенный человек: так поставщик не получает разных обещаний от сотрудников одной компании.
При расхождении с данными поставщика ищите конкретную строку: частичную оплату, сумму, отнесённую к другому счёту, возврат или документ, которого нет у одной стороны. Руководство ACCA по сверке с поставщиками разбирает такие расхождения на примерах.
Проверка по поставщику. Начальный остаток плюс подтверждённые поставки за период минус отнесённые к ним оплаты и подтверждённые уменьшения долга должны дать конечный остаток. Сверьте его с данными поставщика на ту же дату. Если общий итог совпал, но платежи у сторон отнесены к разным поставкам, сначала разберите распределение: иначе просрочка может оказаться не в той строке.
Пример: сколько должны и сколько нужно на этой неделе
Учебный пример. Срез сделан на конец 10 ноября. Все поставки подтверждены, суммы сверены, возвратов и других корректировок нет. В столбце «Оплачено» — деньги, уже отнесённые к конкретной поставке.
| Поставка | Сумма, ₽ | Оплачено, ₽ | Остаток, ₽ | Срок оплаты |
|---|---|---|---|---|
| А | 120 000 | 50 000 | 70 000 | 6 ноября |
| Б | 95 000 | 0 | 95 000 | 13 ноября |
| В | 160 000 | 60 000 | 100 000 | 25 ноября |
Остаток по каждой строке равен сумме поставки за вычетом отнесённых к ней оплат. Всего: 70 000 + 95 000 + 100 000 = 265 000 ₽. Из них 70 000 ₽ уже просрочено, а вместе с платежом 13 ноября нужно 165 000 ₽ к 13 ноября. Оставшиеся 100 000 ₽ тоже попадут в план, но со сроком 25 ноября.
Как перевести реестр в график выплат
Сумма долга отвечает на вопрос «сколько мы должны». Платёжный календарь отвечает на другой: «на какие даты хватит денег после остальных выплат». Перенесите в него остатки по строкам, чтобы уже оплаченные суммы не попали в план второй раз.
Допустим, к концу 10 ноября после других выплат у бизнеса есть 90 000 ₽ для поставщиков. На 12 ноября запланировано поступление, из которого 50 000 ₽ останется на эти долги. В таблице показаны два варианта: деньги приходят 12 ноября или позже 13-го.
| К 13 ноября | Деньги пришли вовремя, ₽ | Поступление задержалось, ₽ |
|---|---|---|
| Доступно на конец 10 ноября | 90 000 | 90 000 |
| Добавится к сроку | 50 000 | 0 |
| Нужно на поставки А и Б | 165 000 | 165 000 |
| Не хватает | 25 000 | 75 000 |
Если оплатить просроченные 70 000 ₽ поставщику А, останется 20 000 ₽. При поступлении ещё 50 000 ₽ к сроку будет 70 000 ₽ на поставку Б, а нужно 95 000 ₽. Не хватает 25 000 ₽. При задержке поступления нехватка вырастет до 75 000 ₽. Это сигнал найти источник денег или заранее обсудить с поставщиком допустимый график. Пока он не подтверждён, исходный срок остаётся в реестре.
Для разбора просрочки в методологии Ирины Нарчемашвили отправная точка — самые старые долги. Перед решением проверяют действующие условия и риск остановки важных поставок. Возраст долга помогает разобрать список, но сам по себе не меняет сроки и не определяет юридическую очерёдность. ACCA также показывает, почему сроки оплаты поставщикам нужно рассматривать вместе с запасами и поступлениями от покупателей: управление оборотным капиталом.
Как поддерживать реестр в актуальном состоянии
- После оплаты обновляйте остаток по конкретному документу, а не только общий долг по контрагенту.
- Перед согласованием новых закупок проверяйте, какие платежи по старым поставкам придутся на те же даты.
- На финансовой коллегии разбирайте просроченные строки, ближайшие платежи и неподтверждённые поступления. По каждой проблемной строке оставляйте одно решение, ответственного и дату следующей проверки.
Начните с поставщиков, у которых уже есть просрочка или ближайшая оплата. Сверьте остатки и перенесите подтверждённые суммы в календарь. Если денег не хватает, так будет видно точную сумму и дату, к которой нужно решить вопрос. На курсе «Профит в кармане» этот разбор можно связать с финансовым планированием и правилами согласования расходов компании.