Прямые и косвенные расходы: как распределить затраты бизнеса
Компания продаёт два вида услуг. Материалы и исполнителей легко связать с заказами, а аренда офиса и работа общей команды обслуживают оба направления. Если распределить общие затраты случайно, одно направление может выглядеть лучше другого только из-за выбранной формулы.
Чтобы читать результат осмысленно, нужно определить объект расчёта, отделить относящиеся к нему затраты от общих и сохранить понятную базу распределения. Ниже — порядок управленческого расчёта и учебное сравнение двух баз.
Сначала определите, что именно считаете
Объектом расчёта может быть заказ, продукт, проект или направление. Прямые затраты можно отнести к этому объекту по данным учёта. Косвенные относятся сразу к нескольким объектам и требуют распределения, если вы хотите получить результат каждого из них с долей общих расходов.
Один расход может иметь разный статус на разных уровнях. Аренда отдельной мастерской — прямая затрата направления, которому она служит. Для каждого заказа внутри этой мастерской та же аренда может быть общей статьёй, которую нужно распределить.
В материалах Ирины Нарчемашвили отчётность предназначена для решений владельца и руководителей: расходы можно раскрывать по функциям и подразделениям, если так понятнее экономика. Это не разрешение менять классификацию каждый месяц ради красивой прибыли. Правила должны быть понятными и последовательными.
Прямые не всегда переменные, косвенные не всегда постоянные
Прямые и косвенные затраты описывают связь с объектом. Постоянные и переменные — изменение суммы при изменении объёма работы. Это две разные классификации. Такое различие показано и в материале Open University.
| Учебная статья | Связь с объектом расчёта | Поведение в заданном диапазоне объёма |
|---|---|---|
| Материалы конкретного заказа | Прямая затрата заказа | Переменная: количество зависит от заказа |
| Фиксированная аренда помещения одного направления | Прямая затрата направления | Постоянная в пределах действующего помещения |
| Электроэнергия общих станков без учёта по заказам | Косвенная затрата заказов | Может меняться с объёмом работы |
| Фиксированная плата за общий офис | Косвенная затрата направлений | Постоянная в пределах действующего офиса |
Эти примеры показывают логику, а не универсальную классификацию каждой аренды или зарплаты. У статьи могут быть фиксированная и переменная части. Для смешанной статьи разберите договор и фактический способ расчёта.
Поэтому прямые затраты нельзя автоматически подставить вместо всех переменных расходов в формулу точки безубыточности. Сначала проверьте, что изменяется вместе с объёмом продаж и какие расходы остаются в рассматриваемом диапазоне.
Какие данные нужны для распределения
Укажите период, объект, статью и основание суммы. Для прямой затраты сохраните связь с заказом или направлением: расход материалов, время исполнителя, отдельное помещение. Для общей статьи запишите, какие объекты она обслуживает и на основании чего распределяется.
Возможные базы — часы использования оборудования, занятая площадь, часы работы общей команды или количество обработанных заказов. Выручка тоже может быть базой, но её нужно обосновать: дорогой заказ не обязательно потребляет больше времени бухгалтерии или поддержки.
Сначала выделите статьи, которые действительно имеют разные причины возникновения. Не стоит объединять аренду, поддержку и производственную электроэнергию в одну сумму с одним процентом, если можно получить существенные данные об их использовании. Одновременно не усложняйте учёт ради мелкой статьи, на которую уйдёт больше ресурсов, чем даст решение.
Нулевое значение базы не означает, что общие расходы исчезли. Такая ситуация требует отдельного решения: объект не работал, данные потеряны или база не подходит. Не скрывайте нераспределённую сумму из общего результата компании.
Учебный пример двух направлений
Суммы условные, период — один месяц. Все указанные затраты относятся к выполненным в этом месяце заказам или к самому периоду. Таблица показывает результат в пределах перечисленных статей, до налогов, процентов и иных неуказанных расходов; это не расчёт чистой прибыли.
Прямые затраты на исполнение включают материалы и подрядчиков. Отдельно выделены фиксированные расходы команд, работающих только на соответствующее направление. Они не входят повторно в первую строку затрат. Общие расходы компании — 150 000 ₽; первоначально их распределяют по выручке: 60% на А и 40% на Б.
| Показатель за месяц | Направление А, ₽ | Направление Б, ₽ | Компания, ₽ |
|---|---|---|---|
| Выручка | 900 000 | 600 000 | 1 500 000 |
| Прямые затраты на исполнение | 540 000 | 360 000 | 900 000 |
| Отдельные фиксированные расходы команд | 90 000 | 60 000 | 150 000 |
| Результат до общих расходов | 270 000 | 180 000 | 450 000 |
| Доля общих расходов по выручке | 90 000 | 60 000 | 150 000 |
| Результат после распределения | 180 000 | 120 000 | 300 000 |
Проверка компании: 1 500 000 − 900 000 − 150 000 − 150 000 = 300 000 ₽. Сумма двух результатов совпадает с общим итогом: 180 000 + 120 000 = 300 000 ₽.
Что меняется при другой базе
Предположим, все общие расходы в этой учебной компании относятся к одной службе поддержки. Учёт показал, что она потратила на А 100 часов, а на Б 200 часов. Всего 300 часов; распределение по времени даст А одну треть расходов, Б — две трети.
А: 150 000 × 100 / 300 = 50 000 ₽. Б: 150 000 × 200 / 300 = 100 000 ₽.
После распределения А получит 270 000 − 50 000 = 220 000 ₽, Б — 180 000 − 100 000 = 80 000 ₽. Общий результат останется 300 000 ₽: 220 000 + 80 000. Формула не создала новую прибыль — она иначе отнесла существующую статью к направлениям.
Выбор времени в качестве базы уместен в данном примере, потому что общая статья связана с работой этой службы и часы учтены. Для реальной компании нужно проверить полноту данных и состав расходов. Нельзя объявить часы универсально лучшей базой для всех общих статей.
Показывайте руководителю результат до общих расходов и после распределения. Тогда он увидит собственную экономику направления и влияние общей нагрузки. Изменение базы раскрывайте отдельно, чтобы его не приняли за улучшение продаж или снижение затрат.
Четыре ошибки в учёте затрат
- Двойной учёт. Одна зарплата включена и в прямые затраты, и в общий фонд. Зафиксируйте состав строк и проверьте итог по исходному реестру.
- Закупка вместо расхода. Купленный, но ещё не использованный или не проданный запас целиком списан на текущие заказы. Для результата нужен соответствующий период потребления или продажи; для выплат — отдельный денежный учёт.
- Смена базы без объяснения. В одном месяце распределяли по выручке, в другом — по часам, затем сравнили результаты как сопоставимые. Сохраните методику и отдельно покажите эффект её изменения.
- Решение о закрытии только по распределённому результату. Доля общего офиса может остаться у компании и после отказа от направления. Перед решением нужно проверить, какие доходы и затраты действительно изменятся, а какие только перейдут в другие строки.
Назначение денег по фондам бизнеса и отнесение затрат к продуктам решают разные задачи. Фонд показывает правила работы со средствами; классификация затрат помогает понять экономику. Не считайте внутреннее распределение денег второй расходной операцией.
С чего начать собственнику
Выберите одно существенное направление и один месяц. Соберите относящиеся к нему затраты, затем две-три крупные общие статьи. Для каждой базы запишите, почему она отражает использование ресурса. Сведите суммы по направлениям с общим результатом и обсудите расхождения на финансовой коллегии.
Если нужно освоить отчётность и связать её с планированием денег своей компании, следующий шаг — система управления финансами бизнеса Профит в кармане.
