Бухгалтер и финансовый директор: кто за что отвечает
Бухгалтер подготовил отчёты, руководители принесли счета, собственник согласовал платежи. Но вопрос о нехватке денег снова остался у владельца. Передача отдельных задач ещё не означает, что в компании распределена ответственность за финансовые решения.
Чтобы понять, чем отличаются бухгалтер и финансовый директор, полезно рассмотреть конкретные функции: кто обеспечивает достоверность данных, кто управляет доходом и расходами, кто контролирует правила и кто выполняет подтверждённые решения.
Ниже описано распределение из материалов Профит в кармане. Это один определённый порядок финансового управления. Содержание должностей в другой компании может отличаться, поэтому сравнивать нужно функции и полномочия.
Собственник определяет систему и финансовые цели
В материалах Ирины к задачам владельца относятся выбор системы управления финансами, понимание её принципов, постановка финансовых целей, подбор руководителей и контроль внедрения.
Владелец определяет направление бизнеса и обеспечивает передачу полномочий. Если руководитель может только собирать чужие счета, но не влияет на приоритеты и решения, требовать от него полной ответственности за расходы подразделения трудно.
По мере освоения системы часть операционных решений переходит команде. Это требует подготовки людей, понятных правил и контроля их соблюдения. Само отсутствие собственника на встрече ещё не означает, что делегирование состоялось.
Бухгалтерия обеспечивает фактические данные и исполнение
В рассматриваемом цикле бухгалтерия отражает проведённые выплаты, учитывает поступления, сверяет денежные остатки и готовит актуальные сведения о дебиторской и кредиторской задолженности.
Для ранее одобренных, но не оплаченных заявок нужно установить статус. Если потребность сохраняется, средства продолжают обеспечивать обязательство. Если она отпала, неиспользованную сумму возвращают в соответствующий фонд.
Эти данные нужны руководителям до принятия новых решений. После подтверждения процедуры бухгалтерия исполняет утверждённый реестр платежей и отражает факт.
Так определены её задачи именно в цикле финансового планирования. Полный круг бухгалтерских обязанностей шире и зависит от устройства учёта в компании. Подготовка достоверных данных сама по себе не заменяет решение о том, какие действия подразделений обеспечат нужный доход.
Руководители принимают операционные решения
В Профит в кармане финансовая коллегия объединяет руководителей основных направлений бизнеса. Она рассматривает заявки и обязательства, принимает решения в пределах доступных средств фондов и разбирает причины недостаточного дохода или дефицита. Порядок такой встречи подробнее описан в статье «Финансовая коллегия».
За цифрами стоят области, которыми эти люди управляют: продажи, маркетинг, выполнение заказов, закупки, персонал и организация работы. Поэтому задача коллегии шире выбора счетов к оплате.
Если ожидаемая оплата клиента не пришла, нужен ответственный за работу с этим клиентом. Если закупка связала слишком много средств в запасах, нужен разбор со стороны отвечающих за закупку и продажи. Финансовая функция помогает увидеть последствия, а изменения в работе выполняются в соответствующих направлениях.
Финансовый директор контролирует правила и риски
В процедуре Ирины финансовый директор проверяет сведение денег, корректность распределения по фондам, состояние неоплаченных заявок и риски принятых решений. После этой проверки он подтверждает процедуру к исполнению.
При этом заявки по существу одобряет коллегия. Финансовый директор проверяет соблюдение процедуры и после этого подтверждает решения к исполнению, но не становится единственным человеком, который выбирает все расходы за руководителей. Иначе полномочия и ответственность снова сосредоточатся у одного участника.
Разница заметна на двух вопросах. Руководитель обосновывает, зачем нужна закупка и какой результат она должна обеспечить. Состав данных для такого решения разобран в образце заявки на расход. Финансовая функция проверяет, соблюдены ли правила её финансирования и учтены ли последствия для обязательств компании. Оба вопроса важны; один не заменяет другой.
Как проверить распределение в своей компании
Пройдите по таблице и впишите конкретных исполнителей. Это редакторский каркас для обсуждения функций, а не готовая должностная инструкция.
| Функция | Роль в рассматриваемой модели | Проверяемый результат |
|---|---|---|
| Определить финансовые цели и правила | Собственник | Команда понимает ориентиры и полномочия |
| Обосновать потребность в расходе | Ответственный руководитель или инициатор | Есть сумма, срок, назначение и основания |
| Подготовить и сверить фактические деньги | Бухгалтерия | Учёт соответствует реальным остаткам |
| Принять операционные решения | Финансовая коллегия | По заявкам и действиям есть зафиксированные решения |
| Проверить процедуру и риски | Финансовый директор или назначенный исполнитель функции | Соблюдение правил проверено перед исполнением |
| Провести подтверждённые выплаты | Бухгалтерия в пределах своих полномочий | Выплаты исполнены и отражены; неоплаченные позиции имеют статус |
| Выполнить действия по причинам отклонений | Руководители соответствующих направлений | Есть конкретное действие, срок и проверка результата |
Пустая строка показывает функцию, которую ещё нужно закрепить. Одинаковое имя во всех строках показывает концентрацию работы. Это повод разобраться, какие задачи человек выполняет фактически и какую часть уже можно передать.
Пример: клиент задержал оплату, а поставщику пора платить
Допустим, на следующей неделе компания ждала 200 000 ₽ от клиента. Поступление сдвинулось, но согласованный платёж поставщику на 150 000 ₽ остался. Суммы учебные; сами по себе они ещё не доказывают кассовый разрыв — нужно знать остальные деньги и обязательства.
Бухгалтерия уточняет фактический остаток, открытые документы и уже проведённые оплаты. Руководитель, отвечающий за клиента, выясняет причину задержки и основание новой даты. Руководитель закупок проверяет условия расчётов с поставщиком и последствия возможного изменения графика.
Коллегия рассматривает доступные варианты в пределах полномочий. Финансовый директор проверяет, как решение влияет на фонды, сроки и другие обязательства. Бухгалтерия исполняет подтверждённое решение и отражает факт. Собственник подключается в рамках закреплённых полномочий, если вопрос требует изменения финансовых целей или правил.
Так у проблемы появляется несколько конкретных задач вместо одного поручения «финдиректору найти деньги». Прогноз денежных остатков помогает увидеть последствия по датам, а перечень финансовых отчётов собственника — проверить картину шире одного платежа.
Если несколько ролей совмещает собственник
В небольшом бизнесе совмещение возможно. В сценарии прямо допускается, что финансовую функцию на начальном этапе выполняет владелец, а часть руководящих ролей объединена.
При этом функции полезно различать даже у одного человека. Решение о необходимости расхода и проверка его соответствия правилам — отдельные действия. Их результат должен быть понятен тому, кто готовит данные и исполняет платёж.
Для передачи роли сначала определите задачи, доступные полномочия, необходимые знания и способ проверки. Единого порога выручки, после которого название должности само решит проблему, здесь нет. Основание для следующего шага — конкретная незакрытая функция и объём работы.
Изучить связь финансовых инструментов, решений и ответственности руководителей можно на курсе Профит в кармане для предпринимателей. Для начала полезно также разобраться в финансовых отчётах собственника: это помогает точнее поставить задачу тем, кто готовит и использует отчётность.
