План-факт финансового плана: пример разбора отклонений
В отчёте выделили отклонения цветом и отправили собственнику. Поступления ниже плана, выплаты тоже ниже. На следующей встрече цифры обсудили, но у команды не появилось ни новых задач, ни сроков проверки.
План-фактный анализ — это сравнение запланированных и фактических показателей за один период с разбором причин отклонений. Чтобы он помогал управлять бизнесом, у каждого существенного отклонения нужно установить причину и определить дальнейшее действие. В материалах Профит в кармане результаты анализа связаны с решениями руководителей и, когда это обосновано, с пересмотром модели распределения денег.
Сначала проверьте, что сравниваете
План и факт должны относиться к одному периоду, направлению и составу показателей. Проверьте единицы измерения и правила отнесения операций. Затем убедитесь, что фактические данные собраны полностью.
В финансовом анализе полезно явно разделить два сопоставления:
| Задача | План | Факт |
|---|---|---|
| Понять движение денег | Бюджет движения денежных средств (БДДС): ожидаемые поступления и выплаты | Отчёт о движении денежных средств (ОДДС): состоявшиеся поступления и выплаты |
| Понять финансовый результат | Бюджет доходов и расходов (БДР): запланированные доходы и расходы | Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ): доходы и расходы периода по правилам учёта |
Например, фактическую выплату поставщику нельзя автоматически сравнивать с расходом ОПиУ того же месяца. Платёж может относиться к другому периоду или к запасам, которые ещё не использованы. Сначала нужно выбрать сопоставимые показатели. Подробнее это объясняет разбор финансовых отчётов собственника.
Также укажите версию плана. Исходный бюджет и обновлённый прогноз отвечают на разные вопросы: что намеревались сделать и чего ожидают теперь. Если исходный план каждый раз заменять текущим фактом, исчезнет основа для анализа.
Пример: меньше выплат ещё не означает экономию
Рассмотрим условный недельный план движения денег. Суммы — в тысячах рублей. Начальный остаток в плане и факте одинаковый: 300 тысяч. Других потоков в примере нет.
| Показатель | План | Факт | Факт минус план |
|---|---|---|---|
| Поступления | 1 200 | 1 000 | −200 |
| Выплаты | 900 | 850 | −50 |
| Остаток на конец | 600 | 450 | −150 |
Расчёт планового остатка: 300 + 1 200 − 900 = 600. Фактического: 300 + 1 000 − 850 = 450. Отклонение −150 тысяч объясняется недобором поступлений на 200 тысяч и меньшими выплатами на 50 тысяч.
Сами строки ещё не объясняют причины. Для продолжения примера зададим дополнительные условия, которые команда установила при разборе:
- 150 тысяч ожидаемой оплаты клиент перенёс на следующую неделю;
- 50 тысяч поступлений планировали от сделки, которая не состоялась;
- 50 тысяч выплат по существующему обязательству ещё не проведены; потребность в оплате сохраняется.
Теперь видно, что снижение выплат не является подтверждённой экономией. Деньги пока остались у компании, но обязательство не исчезло. Две причины недобора поступлений тоже требуют разных действий: перенос срока и отсутствие запланированной сделки нельзя разобрать одной фразой «продажи не выполнили план».
Как рассчитать отклонение в процентах
Для одинаковых показателей одного периода удобно использовать две формулы:
Отклонение в рублях = факт − план.
Отклонение в процентах = (факт − план) / план × 100%.
В нашем примере отклонение поступлений: (1 000 − 1 200) / 1 200 × 100% ≈ −16,7%. Отклонение выплат: (850 − 900) / 900 × 100% ≈ −5,6%. Отклонение остатка на конец: (450 − 600) / 600 × 100% = −25%. Во всех трёх строках факт ниже плана.
Знак показывает направление изменения, а не готовую оценку качества. Меньше выплат может означать как экономию, так и неоплаченный счёт. Рост поступлений может быть результатом продаж или получения займа — сначала проверьте состав показателя.
Если план равен нулю, процент по этой формуле не рассчитывается. Запишите абсолютное отклонение и причину появления операции. Если плановый показатель отрицательный, обычный процент легко прочитать неверно: прежде всего показывайте суммы и объясняйте экономический смысл изменения.
Не складывайте проценты разных строк. Для общего отклонения сначала складывают сопоставимые суммы плана и факта, затем рассчитывают отношение. Так небольшая статья не получает такой же вес, как крупная.
От причины к конкретному действию
После числовой сверки разделите причины на изменения суммы, срока и исходного предположения. Уточните, является ли отклонение разовым или повторяется.
В условном примере продолжение может выглядеть так:
| Причина | Действие | Кто отвечает | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Оплата клиента сдвинулась | Уточнить основание новой даты и отразить её в прогнозе | Руководитель, отвечающий за этого клиента | Подтверждённую дату и поступление в назначенный срок |
| Планируемая сделка не состоялась | Разобрать основание включения в план и уточнить ожидаемые поступления | Руководитель продаж | Причину потери и качество прогноза по похожим сделкам |
| Обязательство пока не оплачено | Проверить статус счёта и обеспечить решение по сроку | Ответственные за обязательство и исполнение платежа | Дату, доступные средства и отражение фактической выплаты |
В рабочем документе указывайте конкретных людей и даты. Формулировка «усилить контроль» не даёт исполнителю проверяемой задачи. Формулировка «до следующей координации подтвердить дату оплаты по этому счёту и обновить прогноз» уже позволяет проверить исполнение.
Таблица выше — учебная иллюстрация. Фактические полномочия и порядок согласования определяются регламентом компании. Как команда готовит и принимает такие решения, разобрано в статье «Финансовая коллегия».
Когда менять финансовую модель
Одно отклонение может быть связано с ошибкой учёта, переносом срока или разовой операцией. Поэтому менять норматив фонда сразу после обнаружения красной ячейки преждевременно.
Сначала выясните, насколько причина устойчива. Если стоимость ресурса изменилась надолго, структура направлений стала другой или прежняя потребность больше не соответствует работе компании, расчёт модели может потребовать обновления.
В системе Ирины Нарчемашвили план-факт связан с проверкой структуры расходов, требуемого дохода и приоритетов финансовой коллегии. Расчёт необходимого дохода разобран в статье «Финансовая цель компании». Отклонение становится поводом проверить модель и принять обоснованное решение. Оно не даёт автоматического разрешения закрывать каждую нехватку денег переводом из другого фонда.
Изменения фиксируйте с датой и основанием. Сохраняйте первоначальные условия, чтобы отличить эффект нового решения от результата прежнего плана.
Что проверить на следующем цикле
Вернитесь к принятому действию: выполнено ли оно, изменились ли данные и получен ли ожидаемый результат. Исполнение поручения и финансовый эффект могут наступать в разные даты.
Например, руководитель уточнил срок оплаты — задача выполнена. Но деньги пока не поступили — финансовый результат ещё ожидается. Эти статусы нужно видеть отдельно.
Затем проверьте, повторилась ли причина. Если одни и те же суммы постоянно переносятся в будущее, проблема может быть в качестве прогноза или условиях работы с клиентами. Если отклонение разовое и объяснено, не стоит перестраивать из-за него весь порядок работы.
План-факт входит в перечень областей финансового контроля собственника. Изучить связь отчётности и управленческих решений на данных своего бизнеса можно на курсе Профит в кармане.
